Ganzheitliches Integritäts- und Compliance-Managementsystem

Integrität und Compliance genießen im Volkswagen Konzern hohe Priorität. Wir sind überzeugt: Für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg ist es wichtig, dass sich jeder Einzelne an Gesetze, Regelungen und Selbstverpflichtungen hält. Ein solches Verhalten muss selbstverständlich für alle Mitarbeiter des Konzerns sein. Deshalb bleiben Integrität und Compliance wesentliche Elemente unserer neuen Konzernstrategie NEW AUTO und Fokusthema in Sachen Nachhaltigkeit.

Wir wollen Vorbild sein und das Vertrauen der Mitarbeiter, Kunden, Anteilseigner und Partner in uns stärken. Unsere Regelwerke, Prozesse und unsere Unternehmenskultur richten wir darauf aus, dass alle Mitarbeiter jederzeit integer und regelkonform handeln.

Gleichzeitig haben wir Integrität in unseren Entscheidungsprozessen verankert. In jeder Beschlussvorlage für den Vorstand muss zum Beispiel dargelegt werden, dass die angestrebte Entscheidung im Einklang mit Integrität und Compliance steht, welche Risiken damit einhergehen und wie die Risiken verringert werden können. Ähnliche Vorgaben gelten für Konzernmarken und -gesellschaften sowie Konzerngremien, an die der Vorstand Entscheidungsbefugnisse delegiert hat.

Integrität und Compliance sollen als Steuerungsgröße strategisch wie operativ eine genauso wichtige Rolle in unserem Unternehmen spielen wie Umsatz, Ergebnis, Produktqualität oder Arbeitgeberattraktivität.

Seit 2018 bauen wir ein ganzheitliches Integritäts- und Compliance-Managementsystem (ICMS) auf. Es folgt den fünf international anerkannten ECI-Prinzipien (Ethics and Compliance Initiative): Strategie, Risikomanagement, Integritäts- und Diskussionskultur sowie Verantwortungsübernahme.

Um Integrität und Compliance konzernweit zu verankern, setzen wir unser Programm Together4Integrity (T4I) ein. Es bündelt nahezu alle Integritäts- und Compliance-Aktivitäten des Unternehmens unter einem Dach, mit einheitlichen, robusten Prozess- und Implementierungsstandards.

Wir etablieren somit nicht nur ein weltweites ICMS für alle Konzern- und Markengesellschaften. Wir treiben auch eines der umfangreichsten Veränderungs- und Kulturprogramme in der Geschichte des Volkswagen Konzerns voran.

TOGETHER4INTEGRITY

T4I: elf Schlüsselinitiativen

Bis 2022 soll T4I im Volkswagen Konzern ausgerollt und bis 2025 implementiert werden. Die Programmgestaltung und der Rollout von T4I werden über die Konzernzentrale gesteuert. Für die Umsetzung sind die jeweiligen Geschäftsführungen vor Ort verantwortlich. Je nach lokalen Gegebenheiten können sich die Maßnahmenpakete unterscheiden. Auch die Implementierungszeit variiert.

Die Maßnahmenpakete gliedern sich in elf Schlüsselinitiativen:

1. HR (Human Ressources) Compliance-Richtlinien und -Verfahren

Im Kern geht es um das Einbinden von Integrität und Compliance in die Standard-HR-Prozesse. Dazu gehören Einstellung, Qualifizierung, Beförderung und Entlohnung (Bonifizierung). Integrität und Compliance sind außerdem als obligatorisches Thema im jährlichen Mitarbeitergespräch verankert sowie Bestandteil von Trainingsmaßnahmen für Mitarbeiter aller Hierarchiestufen.

2. Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct)

Der Code of Conduct (CoC) dient als zentrales Instrument, um das Bewusstsein für verantwortungsvolles Handeln und Entscheiden innerhalb der Belegschaft zu stärken. Er legt die Grundlage für regelkonformes Verhalten im Unternehmen. Der CoC gibt Mitarbeitern und Führungskräften Hilfestellung und vermittelt im Zweifel geeignete Ansprechpartner. Als Teil der Arbeitsverträge gilt der CoC verpflichtend für alle Beschäftigten des Konzerns. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig verpflichtend zu den wesentlichen CoC-Inhalten geschult.

3. Integritätsprogramm

Das Integritätsprogramm soll die Integritätskultur stärken. Ziel ist, den Mitarbeitern die Bedeutung von Integrität zu vermitteln und sie bei entsprechendem Verhalten im Arbeitsalltag zu unterstützen. Wir verstehen Integrität dabei als Haltung: Sie vermittelt einen inneren Kompass für richtiges Handeln und wird besonders in Grauzonen entscheidend, wenn explizite Regeln fehlen oder Zielkonflikte bestehen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt darauf, integre Entscheidungen zu treffen. Entsprechende Trainingsmodule unterstützen alle Führungsebenen, vom Meister bis zum Manager.

4. Risikomanagement und interne Kontrollprozesse

Jede Geschäftstätigkeit beinhaltet Risiken. Verbindliche Strukturen und Prozesse sollen helfen, Transparenz zu schaffen und Risiken zu steuern. Dazu gehören der auf akute Risiken fokussierte Risikoquartalsprozess, das Interne Kontrollsystem Standard-IKS, das wesentliche Prozesse absichern soll, und die Ursachenanalyse Rootcause Analysis.

5. Interne Compliance-Risikobewertung

Das sogenannte Internal Compliance Risk Assessment (ICRA) identifiziert und adressiert die Compliance-Risiken im Konzern. Dazu gehören insbesondere Korruption, Geldwäsche, Veruntreuung sowie Risiken im Bereich „Wirtschaft und Menschenrechte“. Auf Basis der Risikoprofile werden für jede Gesellschaft Compliance-Maßnahmen definiert. Darüber hinaus legt ICRA Umsetzungsstandards fest für die Themen Code of Conduct, Hinweisgebersystem sowie Compliance-Trainings.

6. Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem dient als zentrale Anlaufstelle, um Regelverstöße von Konzernmitarbeitern zu melden. Dazu gehören Wirtschafts-, Korruptions- und Steuerstraftaten, Umweltstraftaten, Verstöße gegen Menschenrechte, Verstöße gegen kartell- und wettbewerbsrechtliche Vorschriften, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße gegen Produktsicherheits- und Zulassungsvorschriften und erhebliche Verstöße gegen den Datenschutz. Beschäftigte und Dritte können zu jeder Zeit und in vielen Sprachen Hinweise auf Fehlverhalten abgeben. Dafür stehen verschiedene, auf Wunsch vollständig anonyme Meldewege zur Verfügung. Ziel ist, mit verbindlichen Grundsätzen und klar geregelten Verfahren Schaden vom Unternehmen und der Belegschaft abzuwenden.

MELDEKANÄLE DES HINWEISGEBERSYSTEMS

7. M&A- und NCS-Compliance

Bei geplanten Zusammenschlüssen und Zukäufen, sogenannten Mergers & Acquisitions (M&A)-Transaktionen, werden die entsprechenden Unternehmen auf wirtschaftsrechtliche Risiken wie Korruption, Untreue oder Betrug untersucht. Die Analysen liefern Empfehlungen, um identifizierte Risiken zu senken. Dies gilt auch für Joint Ventures sowie Industrialisierungs- und Kooperationsprojekte mit Drittpartnern. Darüber hinaus wirkt die Group Compliance-Organisation auf ein angemessenes Compliance-Management bei Non-Controlled-Shareholdings (NCS) hin, also Unternehmen, die nicht durch ein Unternehmen des Volkswagen Konzerns als Mehrheitseigentümer kontrolliert werden.

8. Geschäftspartnerprüfung

Der Business Partner Due-Diligence-Prozess prüft Lieferanten, Dienstleister und Vertriebspartner auf Integrität, insbesondere Korruptionsrisiken. Ziel ist es, Risiken für Gesetzesverstöße wie Korruption und die Missachtung ethischer Standards früh zu erkennen, riskante Geschäftspartner zu vermeiden sowie Maßnahmen zur Risikominimierung festzulegen und mit dem Geschäftspartner umzusetzen. Ist dies nicht möglich, wird eine Beendigung der Geschäftsbeziehung geprüft oder gar nicht erst aufgenommen. Damit haben wir bereits wesentliche Voraussetzungen zur Umsetzung von Teilen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes geschaffen.

9. Produkt-Compliance

Das Product-Compliance-Managementsystem (PCMS) soll sicherstellen, dass unsere Produkte über ihre Lebensdauer die gesetzlichen und behördlichen Vorschriften des Aus- und Einfuhrlandes, in- wie externe Standards, vertraglich vereinbarte Kundenanforderungen und extern kommunizierte Selbstverpflichtungen erfüllen. Für unser PCMS haben wir klare Rollen und Verantwortlichkeiten definiert mit Blick auf Ausgestaltung, Umsetzung und Überwachung.

10. Umwelt-Compliance

Die gesetzlichen Umweltvorschriften und freiwilligen Selbstverpflichtungen sind bindend für alle Standorte und Geschäftsfelder. Die Umweltpolitik des Konzerns und das Umwelt-Compliance-Managementsystem legen die entsprechenden Anforderungen und Verantwortlichkeiten fest. Sie gelten für alle Strategie-, Planungs- und Entscheidungsprozesse in den Konzernmarken und -gesellschaften. Dazu gehört ein Kennzahlensystem, das den Fortschritt beim Erreichen der Umweltziele in den Bereichen erneuerbare Energien, CO₂-Ausstoß und Ressourceneffizienz ermittelt. Wir berücksichtigen die tatsächlichen und potenziellen Umweltrisiken und -chancen im gesamten Lebenszyklus unserer Produkte.

11. Korruptionsbekämpfung

Der Volkswagen Konzern vertritt eine Null-Toleranz-Politik bei aktiver und passiver Korruption. Dies ist sowohl in unseren internen Verhaltensgrundsätzen als auch im Code of Conduct für Geschäftspartner verankert. Gemeldete Verstöße gegen unsere Grundsätze werden durch unsere Aufklärungs-Offices verfolgt und aufbereitet, die betreffenden Mitarbeiter sanktioniert. Zur Initiative gehören auch die Entwicklung und Implementierung von verpflichtenden Trainings für Mitarbeiter in Bereichen oder Gesellschaften mit hoher Risiko-Exposition.

T4I zielt damit nicht nur darauf ab, die konzernweit einheitliche Corporate Governance im Bereich Integrität und Compliance zu stärken. Das Programm soll auch die Integritätskultur weiterentwickeln, indem es Mitarbeiter inspiriert, aktiviert und ihren Antrieb stärkt, sich in jeder Situation integer zu verhalten. Dazu gehört die Standhaftigkeit, an integren Grundsätzen festzuhalten – unabhängig von ökonomischem oder sozialem Druck. So verstanden, leisten T4I und das ICMS einen wichtigen Beitrag für mehr Nachhaltigkeit im Volkswagen Konzern.

Erfolg nachhaltig messen

Integraler Bestandteil des Compliance-Managementsystems sind Methoden zur Wirksamkeitskontrolle und Fortschrittsmessung. Das zentrale Planungs- und Reporting-System von T4I bietet permanente Transparenz zum Umsetzungsstand der Schlüsselinitiativen. Es dient der internen Berichterstattung gegenüber Konzern- und Markenvorstand, macht den Projektfortschritt sichtbar und kann bei der Einleitung von Gegenmaßnahmen im Fall von Projektverzögerungen helfen.

Darüber hinaus liefert das jährliche Stimmungsbarometer Auskunft über den Stand der Entwicklung unserer Integritätskultur. Die konzernweite Mitarbeiterbefragung untersucht unter anderem die Möglichkeit jedes Einzelnen, sich integer zu verhalten. Wird dabei ein festgelegter Schwellenwert unterschritten, muss die jeweilige Führungskraft mögliche Hemmnisse mit ihrem Team identifizieren und ausräumen.

Als Messgröße für den Stand der Zielerreichung in Bezug auf Integrität und Recht haben wir für die großen Pkw-produzierenden Marken eine strategische Kennzahl definiert:

• Regeleinhaltung, Fehlerkultur und integres Verhalten.
  Sie basiert auf der Auswertung der Antworten auf drei Fragen aus dem Stimmungsbarometer, die die Einhaltung von Regelungen und Prozessen, den Umgang mit Risiken und Fehlern sowie die Möglichkeit integren Verhaltens zum Inhalt haben. Im Fall von Negativabweichungen entwickeln die betroffenen Fachabteilungen Maßnahmen und setzen diese um. Von einem bereits guten Ausgangswert kommend – seit dem Beginn der Erhebung dieses Indikators lag die Zustimmung der Mitarbeiter immer in der höchsten Kategorie der zugrunde liegenden fünfstufigen Skala – hat sich die Kennzahl bis zum Jahr 2021 kontinuierlich verbessert. Gegenüber dem Ausgangswert stieg der Index um 4,1 Punkte, im Vergleich zum Vorjahr um 0,2 Punkte.

Zudem verwendet Volkswagen den „Integrity Index“. Er misst ganzheitlich die Unternehmensintegrität und dient als strukturelles Frühwarnsystem. Die Ermittlung des Index wurde 2019 als Pilotprojekt bei den Marken Volkswagen Pkw und Audi gestartet. Unabhängige Wirtschaftsethik-Wissenschaftler erheben mehr als 100 Messpunkte in den Kategorien Compliance & Infrastruktur, Betriebsklima & Integritätskultur, Produkte & Kunden, Gesellschaft sowie Partner &  Märkte. Das im Berichtsjahr durchgeführte Assessment zeigte erfreuliche Fortschritte beim Indexwert. Dazu trugen unter anderem Zugewinne in den Kategorien Compliance & Infrastruktur, Betriebsklima & Integritätskultur, Produkte & Kunden sowie Gesellschaft bei.

Ergänzend fand im Berichtsjahr zum ersten Mal eine Integritäts- und Compliance-Befragung statt. Mehr als 47.000 Mitarbeiter nahmen anonym teil.

Compliance: Klare Regeln im Konzern

Regelkonformes Verhalten muss eine Selbstverständlichkeit für alle Mitarbeiter des Volkswagen Konzerns sein. Dabei unterstützt die Group Compliance-Organisation weltweit mit Programmen, Richtlinien, Prozessen und praxisorientierter Beratung. Sie hilft den Konzern- und Markengesellschaften, ihre Geschäftsaktivitäten regelkonform durchzuführen und die entsprechenden Gesetze und internen Vorgaben einzuhalten. Schwerpunkte der Compliance-Arbeit sind Anti-Korruption, Verhinderung von Untreue, Geldwäscheprävention sowie „Wirtschaft und Menschenrechte“.

Als zentrale Beratungsstelle für Compliance-Fragen hat sich im Volkswagen Konzern der „Infopoint Compliance“ etabliert. Das Team gibt entweder direkt eine Empfehlung zum Sachverhalt ab oder leitet die Anfrage an eine zuständige Stelle weiter. Fallbeispiele aus dieser Beratung fließen regelmäßig in die Compliance-Kommunikation ein. Die Erreichbarkeit des Infopoints wurde im Berichtsjahr weiter ausgebaut: In der Volkswagen 360°-App können Beschäftigte nun direkt die Compliance-Beratungsstelle kontaktieren. Vor allem Mitarbeiter ohne eigenen IT-Arbeitsplatz profitieren von dieser Erleichterung.

Darüber hinaus bietet die Group Compliance-Organisation zielgruppenspezifische Trainings- und Kommunikationsformate an. Dazu gehören Managementgespräche oder Schulungen für Multiplikatoren. Compliance-Inhalte sind überdies fester Bestandteil aller Karriere-Entwicklungswege vom Einstiegsprogramm für Trainees, über Programme zur Führungskräfte- und Managemententwicklung bis hin zum Senior Management-Programm. Ergänzt werden die Maßnahmen durch Informations- und Kommunikationsaktivitäten wie Sensibilisierungskampagnen, Film- und Dialogformate, Newsletter oder interaktive Spiele zum Lernen über Gesetze und Regeln.

Mit einem Aktionspaket hat sich die Group Compliance-Organisation im Berichtsjahr wichtigen Zukunftsfeldern gewidmet. Darin enthalten sind unter anderem Projekte zur konzernübergreifenden Zusammenarbeit in den Märkten, die Weiterentwicklung IT-basierter Compliance-Tools oder Austauschformate mit in- und externen Compliance-Experten.

Verantwortung in Lieferketten und Wirtschaft

Anforderungen und Ambition

Der Volkswagen Konzern will nachhaltige Mobilität für kommende Generationen ermöglichen. Für uns ist es daher selbstverständlich, unserer rechtlichen, sozialen und ökologischen Verantwortung nicht nur im eigenen Konzern gerecht zu werden, sondern auch in unseren Lieferketten.

Deshalb hat Volkswagen „Verantwortung in Lieferketten und Wirtschaft“ als Fokusthema definiert und in den Initiativen der neuen Konzernstrategie NEW AUTO verankert. Wir bekennen uns zur unternehmerischen menschenrechtlichen Verantwortung in unseren Geschäftseinheiten, an unseren Standorten und in unseren Geschäftsbeziehungen. Wir verurteilen Zwangs- und Kinderarbeit, achten die Versammlungsfreiheit, leben Toleranz und Vielfalt, schützen Benachteiligte und beteiligen uns nicht an rechtswidrigen Handlungen. Dies ist auch in unseren Verhaltensgrundsätzen (Code of Conduct) verankert.

Ziel ist, unser konzernweit geltendes Compliance-Managementsystem für Menschenrechte zu stärken. Die Gestaltung orientiert sich an den „Human Rights Due Diligence“-Vorgaben der UN. Wir wollen bis spätestens 2025 sogenannte ESG-Risiken (Environment, Social, Governance) einschließlich menschenrechtlicher Risiken wirksam reduzieren. Bis 2023 sollen alle Konzerngesellschaften, die sich im Scope der Group Compliance befinden, das Themenfeld „Wirtschaft und Menschenrechte“ in ihr Compliance-Managementsystem implementiert haben. Die Zielerreichung werden wir mit geeigneten Maßnahmen unterlegen und über entsprechende KPIs steuern.

Arbeitsschwerpunkte „Wirtschaft und Menschenrechte“

Wir haben die einschlägigen menschenrechtlichen Rahmenwerke mit unseren geschäftsspezifischen Aktivitäten abgeglichen und die für uns relevanten Aspekte als Arbeitsschwerpunkte festgelegt. Diese „Salient Business & Human Rights Issues“ beziehen sich auf:

• Arbeitsrechte
• Sicherheit
• Toleranz

Seit 2019 gibt es im Volkswagen Konzern eine vom Konzernvorstand installierte Koordinationsfunktion für das Themenfeld „Wirtschaft und Menschenrechte“. Sie koordiniert auch die Zusammenarbeit mit den Marken und Regionen. Über eine entsprechende Gremienstruktur steuern wir dieses Themenfeld vom Konzernvorstand bis zur regionalen Ebene in den Marken des Konzerns.

Dialog und Kooperation

Wir kommunizieren über verschiedene Kanäle zum Themenfeld „Wirtschaft und Menschenrechte“ an unsere Belegschaft. Gegenüber der Öffentlichkeit und externen Stakeholdern positionieren wir uns in Interviews und Medienbeiträgen.

Als einziger Automobilhersteller engagieren wir uns in der internationalen, branchenübergreifenden Initiative „Global Business Initiative for Business and Human Rights“ (GBI). Zudem sind wir in der Nachhaltigkeitsvereinigung der deutschen Wirtschaft, Econsense, aktiv. Darüber hinaus bringen wir uns in den Branchendialog der deutschen Automobilindustrie im Rahmen des Nationalen Aktionsplans für Wirtschaft und Menschenrechte ein und suchen den engen Austausch mit anderen Unternehmen sowie institutionellen Investoren und Investmentbanken, etwa bei unserer jährlichen ESG-Konferenz für Investoren.

Transparenz durch Risiko-Assessments

Das Thema „Wirtschaft und Menschenrechte“ ist eng eingebunden in unsere internen Compliance-Risiko-Assessments. Mittlerweile hat Group Compliance 782 kontrollierte Konzerngesellschaften in insgesamt 83 Ländern auf Menschenrechtsrisiken untersucht. Die Ergebnisse wurden von den Gesellschaften geprüft und bestätigt. Im Anschluss erhielten die Gesellschaften risikospezifische Maßnahmen, die sie bis Ende des Berichtsjahres umsetzen mussten. Ab 2022 wird die Umsetzung nachverfolgt.

Vorbereitung auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Derzeit bereiten wir uns intensiv auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vor. Der Volkswagen Konzern unterstützt den neu geschaffenen, verbindlichen Rechtsrahmen, der Unternehmen und ihre Lieferanten zur Wahrung von Menschenrechten verpflichtet. Wir begrüßen, dass das Gesetz längerfristige Rechtssicherheit für Unternehmen schafft. Gleichwohl stellt das LkSG Anforderungen, die für Unternehmen nur mit hohem Aufwand zu erfüllen sind.

Weiterführende Informationen zu den Themen Integrität und Compliance sowie „Wirtschaft und Menschenrechte“ finden Sie im Konzernnachhaltigkeitsbericht 2021.