Arbeit der Ausschüsse
Um die ihm obliegenden Aufgaben zu erfüllen, hat der Aufsichtsrat vier Ausschüsse gebildet: das Präsidium, den Nominierungsausschuss, den Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG und den Prüfungsausschuss. Dem Präsidium gehören jeweils vier Vertreter der Anteilseigner und vier Vertreter der Arbeitnehmer an. Die Vertreter der Anteilseigner im Präsidium bilden den Nominierungsausschuss. Dem Prüfungs- und dem Vermittlungsausschuss gehören je zwei Vertreter der Anteilseigner- und der Arbeitnehmerseite an. Die personelle Zusammensetzung dieser Ausschüsse zum 31. Dezember 2021 ist in der Konzernerklärung zur Unternehmensführung ersichtlich.
Das Präsidium des Aufsichtsrats kam im Berichtsjahr zu zwölf Sitzungen zusammen. In seinen Sitzungen bereitete das Präsidium die Beschlüsse des Aufsichtsrats sorgfältig vor, beriet die personelle Besetzung des Vorstands und entschied unter anderem über dessen nicht vergütungsbezogene vertragliche Angelegenheiten sowie über die Zustimmung zu Nebentätigkeiten der Vorstandsmitglieder.
Der Nominierungsausschuss hat die Aufgabe, dem Aufsichtsrat geeignete Kandidaten für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung zu nennen. Im Jahr 2021 traf sich dieser Ausschuss ein Mal.
Der Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG musste im Berichtsjahr nicht zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufgaben in einem förmlichen Vermittlungsverfahren einberufen werden. Der Aufsichtsrat übertrug dem Vermittlungsausschuss im Oktober 2021 aber als zusätzliche Aufgabe, einen Vorschlag zum künftigen Zuschnitt der Geschäfts- und Funktionsbereiche im Vorstand sowie zu möglichen Personalveränderungen im Vorstand zu entwickeln. Zur
Erfüllung dieser Aufgabe hielt der Vermittlungsausschuss gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG im Berichtsjahr sechs Sitzungen ab.
Der Prüfungsausschuss kam im abgelaufenen Geschäftsjahr zu vier Sitzungen zusammen. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Themen Jahres- und Konzernabschluss, Risikomanagementsystem einschließlich der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems und des internen Revisionssystems sowie der Arbeit der Compliance-Organisation des Unternehmens. Zusätzlich befasste sich der Prüfungsausschuss mit den Quartalsberichten und dem Halbjahresfinanzbericht des Volkswagen Konzerns sowie mit aktuellen Fragen und der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses und deren Kontrolle durch den Abschlussprüfer.
Von Oktober 2015 bis Dezember 2021 hatte der Aufsichtsrat zudem den Sonderausschuss Dieselmotoren gebildet. Dem Sonderausschuss Dieselmotoren gehörten jeweils drei Vertreter der Anteilseigner und drei Vertreter der Arbeitnehmer an. Diesem Ausschuss oblag die Aufgabe, die Untersuchungen zur Aufklärung im Zusammenhang mit der Manipulation von Abgaswerten bei Dieselmotoren des Volkswagen Konzerns zu begleiten und Beschlussfassungen des Aufsichtsrats für notwendige Konsequenzen auf der Ebene des Aufsichtsrats vorzubereiten. Dazu wurde der Sonderausschuss Dieselmotoren regelmäßig vom Vorstand unterrichtet. Der Vorsitzende des Sonderausschusses Dieselmotoren berichtete dem Aufsichtsrat regelmäßig über die Arbeit des Ausschusses. Die Aufgaben des Sonderausschusses Dieselmotoren wurden bis Ende Dezember 2021 im Wesentlichen verwirklicht: Die Aufarbeitung der Dieselthematik durch den Aufsichtsrat ist in Bezug auf die zivilrechtlichen Verantwortlichkeiten der Organmitglieder abgeschlossen. Vor diesem Hintergrund löste der Aufsichtsrat den Sonderausschuss Dieselmotoren zum Ablauf des 31. Dezember 2021 auf. Soweit künftig noch Maßnahmen im Zusammenhang mit der Dieselthematik zu behandeln sind, soll das direkt im Aufsichtsratsplenum geschehen und im Präsidium vorbereitet werden. Auch der Vorstand wird künftig im Präsidium oder im Aufsichtsratsplenum zu aktuellen Entwicklungen der Dieselthematik berichten. Im Jahr 2021 ist der Sonderausschuss Dieselmotoren zu zwei Sitzungen zusammengetreten, in denen unter anderem ein Bericht des Vorstands über den Stand zur Dieselthematik und die aktuellen Entwicklungen im Musterfeststellungsverfahren des Verbraucherzentrale Bundesverband sowie in verschiedenen anderen gerichtlichen Verfahren erörtert wurden.
Darüber hinaus trafen sich die Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer in der Regel vor den Aufsichtsratssitzungen zu getrennten Vorbesprechungen.
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten bei der Amtseinführung sowie bei der Aus- und Fortbildung im Zusammenhang mit ihrer Mitgliedschaft im Aufsichtsrat Unterstützung durch das Unternehmen; das Unternehmen unterstützt insbesondere bei der Organisation von Seminaren und übernimmt die Kosten der Seminare. Im Berichtsjahr fand zum Beispiel eine Schulung der Aufsichtsratsmitglieder zu den Neuregelungen des Finanzmarktstabilisierungsgesetzes, zu den Neuregelungen zum Vergütungsbericht nach dem Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechte-Richtlinie sowie zu Entwicklungen im Bereich der Nachhaltigkeitsberichterstattung statt. Zudem fand eine Schulung der Mitglieder des Prüfungsausschusses zu ausgewählten Bilanzierungsthemen und regulatorischen Neuerungen statt. Erstmals bestellte Aufsichtsratsmitglieder erhalten ferner die Gelegenheit, eingehend in spezifische Themen des Aufsichtsrats der Volkswagen AG eingeführt zu werden.